◆コラム 日本で就活中の外国人必見!電話の受け方やかけ方などのマナーとは

2019年08月1日


◆日本人学生・外国人学生関わらず就活時の電話マナーは欠かせない
いまや、もっともよく利用されるコミュニケーションツールは電話からメールへ。とくに一人暮らしの家庭からは固定電話は消えつつあるのではないでしょうか?
電話のある家庭でも、たまに鳴るのはセールス系の要件のみ。家族間や友人知人同士の連絡は、携帯電話のメッセージ機能でやりとりすることが主流。そんな風になっているのはなにも日本だけではなく、諸外国も同じことかもしれませんね。
ではビジネスシーンではどうでしょうか?
ビジネスでもメールでのやりとりが圧倒的に多いとはいえ、まだまだ電話での通話なしでは仕事は進みません。
いまの10、20代は<電話が苦手>という人がとても多いようですが、社会人になって働く以上は電話対応があって当たり前と考えておいたほうがいいでしょう。
なによりまずは<就活>の時点で<企業に電話をかける><企業からの電話を受ける>ということをしなければなりません。
外国人留学生の方はおそらく、普段の会話より電話は何倍も緊張してしまうことでしょう。ただ、就活の電話にはある程度<お約束>フレーズがありますので、なんとかそれらを覚えて頑張っていただきたいと思います。
では、就活の電話のマナーと覚えておきたいフレーズとは……。

◆就活中の外国人留学生が覚えておきたいフレーズや敬語
□好印象を与える話し方とトーン
就活では<企業に電話をかける><企業からの電話を受ける>のふたつのパターンが考えられます。
まず電話をかける場合、受ける場合、どちらの際にもまず見直したいのは、自分の話し方や声のトーン。
外国人留学生、日本人学生を問わず言えることなので、ぜひ下記を覚えておいてくださいね。
・明るいトーンでハキハキと話す ・早口にならないように注意する
・落ち着いたイメージで ・小さな声、暗いトーン、あせったようなせっかちな話し方は相手に良い印象を与えないので、気をつけましょう。

□企業に電話をかける場合のフレーズ
相手が出たら……
・まずは名前と学校名を名乗り、担当者につないでもらう。
担当者が出れば、再び大学名と名前を名乗り用件を伝える。
会話の終わりには必ず「お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします」という言葉できるようにしましょう。

「お忙しいところ失礼します。私、●●大学の●●●●(自分の名前)と申します。
人事部の●●●●様、いらっしゃいますでしょうか?」
相手が電話に出たら
「お忙しいところ失礼します。私、●●大学の●●●●(自分の名前)と申します。いま、お時間よろしいでしょうか」
と相手の都合を確認することも忘れずに。
用件を話し終えたら
「お忙しいところありがとうございました。よろしくお願いいたします。失礼いたします」と言って通話を終了します。

なお、担当社が不在と言われた場合は
「●●様は何時頃にお戻りでしょうか?」と尋ね、答えをもらったなら
「ありがとうございます。ではまた●時頃にお電話させていただきます。失礼します」と伝えて電話を切り、指定された時間にかけなおすようにしましょう。

◆まだまだある!会話中で失礼にならない敬語の使い方やフレーズ
就活中に覚えておきたい、ビジネスの場で失礼にならない敬語やフレーズは、まだまだたくさんあります。下記にいくつかあげてみましょう。
たとえば相槌を打つ際には「そうですか」ではなく「左様(さよう)でございますか」と言うようにしましょう。
また、自分の都合で電話をいったん保留にして相手に待ってもらう際には「確認いたしますので少々お待ちくださいませ」と言うようにしましょう。
相手の声が小さい、または周囲の雑音がひどくて相手の声が聞こえにくい場合は「恐れ入りますがお電話が遠いようなので、もう一度繰り返していただけますか?」と一言入れるようにしましょう。くれぐれも「聞こえないんですけど」とは言わないように気をつけてくださいね。
相手の名前を確認する際、最初に聞き取れなかった場合などは「●●様でいらっしゃいますね」と言って確認するようにしましょう。

※上にありました大見出しを削除しました。
■就活時の電話の取り方と掛け方にもマナーがある
□企業からの電話をうける場合
携帯電話の場合、電話がかかってきた場合「もしもし」や「はい」ですませることが多いですよね。でも就活中は「はい、●●(自分の名前)です」と名乗るようにしましょう。「はい」「もしもし」と出てしまうと、企業によっては「偉そうな対応だな」というイメージを抱くところも。

例えば面談日時について告げられた場合など、それに対する返事は「了解しました」ではなく、「承知しました」と返事をするようにしましょう。
「了解しました」も決して間違いではないのですが、最近の風潮として目上に使用する言葉ではないとの認識も。そのため「承知しました」を選択するのがベターだと言えるでしょう。
また、電話を受ける際は、相手を待たせないように2コール以内で取るようにし、2コール以上になってしまったら「お待たせいたしました」と一言入れるようにしてくださいね。

□電話を切る場合
電話を切るときには「ご連絡ありがとうございました。失礼します」と言って切るようにしましょう。くれぐれも「では……」とモゴモゴごまかしてガチャンと切ってしまうことのないように。なお、日本では電話は基本的にはかけてきたほうが先に切るのがマナー。ただし、相手が目上の人やクライアントの場合は、自分から先に切るのはマナー違反となってしまいます。就活で企業から電話がかかってきた場合でも、相手が切ったのを確認してから切るようにしましょう。

□企業に電話をかける場合
企業に電話をかける場合も、ルールがあります。
基本的には営業時間内にかけるのがマナー。たとえば……夜の10時に企業に電話をかけた、留守電ではなく社員の人が電話に出たから問題ないだろう、と思う学生の方もいるかもしれませんが、これは間違い。
残業していた人が電話に出てくれはしたけれど、心の中で「非常識だな」と思われてしまっている可能性も。選考に響く場合もあるので、気を付けましょう。

また、採用不採用に関わる連絡などで企業に早めに連絡しなければいけないことがある場合は、夕方ではなく午前中の早い時間に電話をかけるようにしましょう。

◆外国人留学生が間違いがちな就活での電話マナー
生まれてきたときから日本語で会話している日本人学生であっても、目上の人や見知らぬ人の電話で会話するのは苦手なもの。外国人留学生ともなれば、ビジネスシーンや就活においての細かな電話ルールに戸惑う人も多いでしょう。けれど、外国人留学生とはいっても、日本で就職を考える以上は日本独特の電話のかけ方と受け方を覚えておくことは必須となります。

外国人留学生は、とくに<敬語>に自信がない人が多く、敬語で話し、なおかつ相手の顔が見えないビジネスシーンの電話を「大の苦手」と感じる人も多いよう。
あせるあまりに敬語を間違ってしまいがちですが、通話相手の企業側も<外国人が敬語で電話で話すことの緊張度合>をある程度理解しているかと思います。じっくりと聞く心づもりはあるということ。ですから、間違ったとしても、そこで小さな声になってしまったりせずに、明るくハキハキと最後まで話すようにしましょう。

最後に――。
電話をかけるとき、受けるときも、なるべく周囲が騒がしくなく、相手の声がきちんと聞こえる場所を選ぶようにしましょう。
また、ペンとメモなどを準備しておくと、約束事を書きとめることができるのでいいですね。

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